Version en date du 12/07/2019
Préambule
Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018 et vient compléter la législation en matière de protection des données à caractère personnel.
Pour votre information, une donnée à caractère personnel correspond à toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d'identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres (nom, prénom, adresse, mail, téléphone, numéro de contrat, numéro CB, ...).
Un traitement de données à caractère personnel désigne toute opération sur ce type de données (collecte, stockage, transmission, suppression, …, que cela soit sur papier ou informatique. Le responsable de traitement est la personne qui détermine ces finalités de chaque traitement et les moyens pour atteindre ces finalités.
Pour la Société CARIBE CAR, la protection de vos données est une priorité. Aussi, dans un souci de transparence, la présente Politique de Confidentialité a pour objectif notamment de vous expliquer pourquoi vos données personnelles sont collectées et traitées par la Société CARIBE CAR, en sa qualité de responsable de traitement, comment celles-ci sont traitées, quels sont les droits dont vous disposez sur vos données et comment vous pouvez les exercer.
La Société CARIBE CAR se réserve le droit de modifier à tout moment la présente Politique de Confidentialité. Toute modification prendra effet immédiatement.
Par conséquent, nous vous² invitons à consulter régulièrement de notre Politique, accessible depuis toutes les pages du Site et ce, afin de vous tenir informé de la dernière version en ligne applicable. Pour les changements que nous estimons les plus significatifs, une notification sera faite sur le Site. Nous vous invitons également à vérifier la date indiquée sur la présente Politique afin de connaître la date de la dernière mise à jour.
Sommaire
1. Pourquoi la Société CARIBE CAR a-t-elle besoin de collecter vos données ?. 4
2. Quelles sont les données que la Société CARIBE CAR collecte ?. 4
3. Sur quel fondement juridique repose les traitements de vos données ? 5
4. Combien de temps sont conservées vos données ?. 7
5. Quels sont vos droits et comment les exercer ?. 8
5.1. Vos droits sur vos données. 8
5.2. L’exercice de vos droits. 10
6. Avec qui la Société CARIBE CAR partage-t-elle vos données ? 11
7. Vos données sont-elles transférées hors UE ?. 11
8. Comment la Société CARIBE CAR sécurise-t-elle le traitement vos données ? 11
9. Champs obligatoires. 13
10. Politique Cookies. 13
Voir document Modèle MDS_Politique Cookies. 13
11. Privacy by Design/by Default. 13
12. Accountability. 13
1. Pourquoi la Société CARIBE CAR a-t-elle besoin de collecter vos données ?
Les données que la Société CARIBE CAR collecte sont nécessaires pour lui permettre répondre aux finalités suivantes :
- Répondre aux demandes reçues via le formulaire de contact sur site web,
- Suivi de votre navigation sur le site,
- Gérer les relations commerciales,
- Effectuer les opérations relatives à la gestion des clients concernant les contrats, le traitement des commandes, les livraisons, les factures, la comptabilité, et en particulier la gestion des comptes clients ;
- La tenue de la comptabilité générale et des comptabilités auxiliaires ;
- L’établissement de statistiques financières ;
- Le suivi de la relation client tel que : la réalisation d'enquêtes de satisfaction, la gestion des réclamations (service client), du service après-vente (gestion des sinistres ) ;
- La réalisation de prospection commerciale et de marketing (envoi de messages publicitaires, promotion, sondage) ;
- La gestion des demandes de droit d'accès, de rectification et d'opposition ;
Pour ce qui concerne les données des Fournisseurs partenaires,
- La gestion des fichiers fournisseurs : effectuer les opérations administratives liées aux contrats ; commandes ; livraisons et aux factures, à la comptabilité pour ce qui a trait à la gestion des comptes fournisseurs ;
- Entretenir une documentation sur les fournisseurs.
Pour ce qui concerne les données des candidats,
- La gestion des candidatures.
De façon générale, la Société CARIBE CAR ne traite aucune de vos données à des fins incompatibles avec celles pour lesquelles elles ont été collectées, sauf accord préalable de votre part.
2. Quelles sont les données que la Société CARIBE CAR collecte ?
La Société CARIBE CAR collecte différents types de données personnelles vous concernant :
- Les données personnelles que vous nous communiquez directement :
- Lorsque vous remplissez un formulaire de contact,
- Lorsque vous remplissez une demande de devis,
- Lorsque que vous souhaitez souscrire à un contrat,
- Lorsque vous contactez le service client pour poser une question, introduire une réclamation,
- De façon générale, lorsque vous échangez avec la Société CARIBE CAR de toute autre manière.
La communication de vos données personnelles est volontaire. Toutefois, certaines informations, identifiées par un astéristique, sont indispensables à la Société CARIBE CAR pour traiter votre demande. Sans ces informations, la Société CARIBE CAR ne pourra traiter votre demande.
- Les données personnelles qui nous sont communiquées
Dans le cadre de partenariats commerciaux, des données nous sont transmises par des organismes tiers :- Tour opérateur (organisateur de voyage clé en main)
- Broker (Sites Web comparatifs)
- Assisteur (compagnies assurances)
- Partenaires Hôteliers (Hôtel, Gîte…)
- Franchiseur.
- Les données personnelles que nous collectons automatiquement
Nous collectons automatiquement certaines informations vous concernant lorsque vous accédez au Site de la Société CARIBE CAR, notamment, les informations sur votre navigation. La Société CARIBE CAR utilise des cookies et d'autres technologies de suivi pour collecter des informations vous concernant lorsque vous interagissez avec le Site de la Société CARIBE CAR.
Pour en savoir plus sur les cookies et la manière de les désactiver, veuillez consulter la Politique Cookies.
3. Sur quel fondement juridique repose les traitements de vos données ?
La Société CARIBE CAR collecte vos données personnelles pour les finalités décrites au point 1 de la présente Politique. Dans tous les cas, la Société CARIBE CAR collecte vos données, uniquement lorsque leur collecte et leur traitement reposent sur un fondement juridique.
L’exécution des relations contractuelles avec la Société CARIBE CAR
Vos données sont nécessaires à l’exécution du contrat auquel vous avez souscrit ou vous souhaitez souscrire. Sur cette base juridique contractuelle, tout refus de communiquer vos données personnelles empêchera la conclusion et l’exécution du contrat.
Le respect d’une obligation légale à laquelle est soumise la Société CARIBE CAR
Certaines de vos données sont traitées par la Société CARIBE CAR pour répondre à ses obligations légales :
- Répondre à ses obligations légales, notamment aux règles comptables applicables, en matière de gestion des comptes clients mais aussi des comptes fournisseurs,
- Gérer les demandes de droit d’accès, de rectification et d’opposition,
- Gérer une liste d’opposition au démarchage téléphonique,
Sous réserve d’avoir obtenu votre consentement préalable, la Société CARIBE CAR peut traiter vos données pour :
- Vous transmettre des offres commerciales sur ses produits et services,
- Déposer des cookies dans les conditions décrites dans la Politique Cookies.
À tout moment, vous pouvez revenir sur votre choix et retirer votre consentement, selon les modalités décrites dans la section 5.2 de la présente Politique, sans toutefois remettre en cause la légalité du traitement reposant sur le consentement et mis en œuvre
avant le retrait.
Les intérêts légitimes dela SociétéCARIBE CAR
La Société CARIBE CAR pourra traiter vos données personnelles aux fins de poursuite de son intérêt légitime notamment, pour la gestion des relations commerciales.
4. Combien de temps sont conservées vos données ?
Vos données sont conservées par la Société CARIBE CAR pendant le temps nécessaire à la réalisation des finalités visées au point 1 des présentes, majorées des délais légaux de prescription.
En matière de cookies.
La Société CARIBE CAR pourra conserver les données pendant 13 mois.
En matière de gestion commerciale et prospection commerciale.
La Société CARIBE CAR pourra conserver les données pendant 3 ans à compter du dernier contact avec la société CARIBE CAR et vous. (Norme simplifié n°48)
En matière defacturation.
La Société CARIBE CAR pourra conserver les données pendant 10 ans (Art L123-22 alinéa 2 du C.COM. Norme simplifié n°48)
En matière decomptabilité.
La Société CARIBE CAR pourra conserver les données pendant 10 ans (Art L123-22 alinéa 2 du C.COM. Norme simplifié n°48)
Pour de plus amples informations sur les durées de conservation de vos données, vous pouvez vous rapprocher du DPO de la Société CARIBE CAR : dpo@gbh.fr.
5. Quels sont vos droits et comment les exercer ?
5.1 Vos droits sur vos données
Droit d’accès à vos données
Vous pouvez obtenir de la Société CARIBE CAR la confirmation que vos données sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, l'accès à l’ensemble des données et informations détenu par la Société CARIBE CAR.
Droit de rectification de vos données
Vous pouvez obtenir de la Société CARIBE CAR, dans les meilleurs délais, la rectification des données vous concernant qui seraient inexactes ou erronées. Vous pouvez également demander à ce que vos données soient complétées, le cas échéant.
Droit à l’effacement de vos données
Sauf exceptions légales, vous pouvez demander à la Société CARIBE CAR l'effacement, dans les meilleurs délais, de vos données, si notamment, vous estimez que le traitement réalisé par la Société CARIBE CAR sur vos données n’est plus nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
Droit à la portabilité de vos données
Vous avez la possibilité de récupérer une partie de vos données dans un format ouvert et lisible par une machine ou de demander à la Société CARIBE CAR de les transmettre à un autre organisme. Seules sont concernées par ce droit, les données que vous avez fournies activement et consciemment à la Société CARIBE CAR (par exemple, les données que vous avez renseignées dans un formulaire en ligne) ou les données générées lors de l’utilisation d’un service ou d’un dispositif dans le cadre de la conclusion ou de la gestion de votre contrat, et qui sont traitées de manière automatisée, sur la base du consentement ou de l’exécution d’un contrat.
Droit d’opposition
En cas de traitement de vos données à des fins de prospection, vous pouvez vous y opposer, à tout moment (Voir point 5.2 de la présente Politique). De même, vous pouvez vous opposer à la diffusion de publicité ciblée (Cookies).
Droit à la limitation du traitement de vos données
Vous pouvez demander à la Société CARIBE CAR de conserver vos données sans pouvoir les utiliser, dans l’un des cas suivants :
- Vous contestez l’exactitude des données utilisées par la Société CARIBE CAR,
- Vous vous opposez à ce que vos données soient traitées,
- En cas d’usage illicite mais vous vous opposez à leur effacement,
- Vous en avez besoin pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.
Droit de retirer votre consentement au traitement de vos données
Lorsque le traitement de vos données personnelles est fondé sur votre consentement (envoi de nos offres commerciales électroniques, par exemple), vous avez la possibilité de retirer, à tout moment, votre consentement (Voir point 5.2 de la présente Politique).
De même, pour retirer votre consentement aux cookies, vous pourrez le faire selon les modalités mentionnées dans la Politique Cookies.
Droit de donner des directives post mortem
Vous avez la possibilité de définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données après votre décès. Ces directives définissent la manière dont vous souhaitez que soient exercés, après votre décès, vos droits sur vos données. Vous pouvez nous transmettre ces directives en nous adressant un courrier, mentionnant en objet « Directives post mortem », à l’adresse suivante : dpo@gbh.fr. Vous pouvez, à tout moment, modifier ou révoquer vos directives.
Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL
Si vous considérez que vos droits ne sont pas respectés ou que la protection de vos données n’est pas assurée conformément au RGPD, vous pouvez, à tout moment, introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL), directement sur le Site de la CNIL ou par voie postale à : CNIL - 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07.
5.2 L’exercice de vos droits
Pour exercer l’un de vos droits, adressez votre demande à
Exercer mes droits
ou Zone des loueurs, 97139 LES ABYMES [en précisant « A l’attention du DPO].
Toute demande doit préciser, en objet, le motif de la demande (exercice du droit d’accès, d’opposition, …) et la société concernée par la demande. La demande doit également être accompagnée d’une copie recto verso d’une pièce d’identité en cours de validité et portant la signature du demandeur et préciser l’adresse à laquelle doit parvenir la réponse.
La Société CARIBE CAR vous adressera sa réponse dans un délai maximum d’un mois, à compter de la date de réception de votre demande. Ce délai peut toutefois être prolongé de deux mois en raison de la complexité et du nombre de demandes.
Si vous estimez, après avoir contacté la Société CARIBE CAR, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.
Prospection et publicité ciblée
Dès lors que vous avez accepté de recevoir des offres commerciales de la part de la Société CARIBE CAR, vous pouvez, à tout moment, revenir sur votre choix en cliquant sur le lien de désabonnement dans les emails.
De manière générale, pour toute question relative à la présente politique de protection des données ou pour toute demande relative à la gestion de vos données personnelles par la Société CARIBE CAR, vous pouvez adresser votre demande par email ou par courrier, comme indiqué ci-dessus.
6. Avec qui la Société CARIBE CAR partage-t-elle vos données ?
La Société CARIBE CAR est également susceptible de transmettre vos données aux entités suivantes lorsque cela est rendu nécessaire pour répondre à l’une des finalités visées au point 1 des présentes :
En matière de collecte pour la gestion des contraventions vos données peuvent être transmises :
- ANTAÏ (service ministère intérieur de gestion des contraventions)
En matière de collecte pour les paiements vos données peuvent être transmises :
- Paybox (Paiement sur le site web)
En matière de collecte pour des services (location options pour véhicules.) vos données peuvent être transmises :
- BBLOU (Location accessoires pour enfants)
7. Vos données sont-elles transférées hors UE ?
Vos données sont hébergées sur des serveurs sécurisés et situés en France. Si vos données venaient à être transférées hors UE, par le biais de nos sous-traitants notamment, nous apporterions une attention toute particulière à ce que ces derniers traitent vos données dans le plus strict respect de la règlementation en vigueur en matière de protection des données personnelles.
8. Comment la Société CARIBE CAR sécurise-t-elle le traitement vos données ?
La Société CARIBE CAR met en œuvre toutes les mesures techniques, physiques et organisationnelles pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos données lors de la collecte, du traitement et du transfert de vos données.
Les infrastructures de la Société CARIBE CAR sont protégées contre les logiciels malveillants (virus, spyware, …), moyens permettant de rétablir les DCP (énoncer les moyens), procédure de test, analyse, évaluation des mesures de sécurité (énoncer les moyens) ; [H1] la sécurité de votre terminal relève de votre responsabilité.
Dans le cas où nous serions susceptibles de faire appel à des prestataires pour traiter une partie de vos données, nous nous engageons à vérifier qu’ils présentent des garanties suffisantes pour assurer la protection des données personnelles qui leur sont confiées et à leur faire signer des clauses de confidentialité conformes à l’article 28 du RGPD.
En cas de violation de données à caractère personnel, c'est-à-dire en cas d’incident de sécurité, d’origine malveillante ou non et se produisant de manière intentionnelle ou non, ayant comme conséquence de compromettre l’intégrité, la confidentialité ou la disponibilité de vos données personnelles, nous nous engageons à respecter les obligations suivantes :
POUR VOUS, LA VIOLATION DES DONNEES ENGENDRE | AUCUN RISQUE | UN RISQUE | UN RISQUE ELEVE |
Documentation interne, dans le « registre des violations » | X | X | X |
Notification à la CNIL, dans un délai maximal de 72h | - | X | X |
Nous vous en informons dans les meilleurs délais | - | - | X |
Le « registre des violations » contient les éléments suivants :
· La nature de la violation ;
· Les catégories et le nombre approximatif des personnes concernées ;
· Les catégories et le nombre approximatif de fichiers concernés ;
· Les conséquences probables de la violation ;
· Les mesures prises pour remédier à la violation et, le cas échéant, pour limiter les conséquences négatives de la violation ;
- Le cas échéant, la justification de l’absence de notification auprès de la CNIL ou d’information aux personnes concernées.
Pour autant, et conformément à la réglementation en vigueur, nous ne sommes pas tenus de vous informer d’une violation dans les cas suivants :
- Vos données à caractère personnel sont protégées par des mesures les rendant incompréhensibles pour toute personne qui n'est pas autorisée à y avoir accès ;
· Des mesures ont été prises afin que le risque ne soit plus susceptible de se matérialiser ;
· Cette communication exige pour nous des efforts disproportionnés, ne disposant notamment d’aucun élément permettant de vous contacter pour vous en informer.
9. Champs obligatoires
Les champs indiqués par un astérisque dans nos formulaires sont obligatoires. Les conséquences en cas de défaut de réponse sont uniquement l’absence de prise en compte de votre demande. L’obligation de fourniture des données demandées est contractuelle, car nécessaire à l’exécution du contrat auquel vous être partie ou de mesures précontractuelles réalisées à votre demande, notamment en cas de demande d’informations ou de devis concernant nos produits et services.
10. Politique Cookies
Voir document Modèle MDS_Politique Cookies (réf. INT04)
11. Privacy by Design/by Default
Nous nous engageons à intégrer la protection des données à caractère personnel dès la conception d’un projet, d’un service ou de tout autre outil lié à la manipulation de données personnelles, notamment la minimisation des données à caractère personnel, la limitation des finalités de la collecte de données, le respect de l’intégrité et de la confidentialité des données, la limitation des durées de conservation.
12. Accountability
Afin de respect de principe d’Accountability, notre société :
· Adopte des procédures internes dans le but d’assurer le respect du règlement (charte informatique, charte de protection des données à caractère personnel) ;
· Conserve une trace documentaire de tout traitement effectué sous sa responsabilité ou de celle du sous-traitant (tenue du registre des traitements, accords de confidentialité des salariés et des prestataires, politique de sécurité de l’entreprise, procédures de gestion des demandes d’accès, de rectification, d’opposition...) ;
· Réalise des analyses d’impact (PIA) pour les traitements présentant des risques particuliers au regard des droits et libertés.
L’objectif est de fournir une documentation riche permettant de démontrer à tout instant le respect des règles relatives à la protection des données.
[H1]À confirmer par le responsable de traitement.
Indiquer les principales mesures de sécurité mises en place et identifiées lors du diagnostique chez le client et validées avec lui :
Exemples :
· pseudonymisation et chiffrement des DCP ;
· les moyens permettant de garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement ;
· les moyens permettant de rétablir la disponibilité des DCP et l'accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d'incident physique ou technique ;
· une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l'efficacité des mesures pour assurer la sécurité du traitement.
